我们在办公过程中产生的大量文件资料，其实文件和资料是区分开来的，文件是指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章，资料是一个汉语词汇，指生活中必需的用品，也可指可供参考作为根据等材料，文件是人们在各种社会活动中产生的记录，它们的主要区别在于是否具有保存价值以及是否具备原始记录的性质，如果两者都具备，则可以称之为”档案“，否则只能算作文件，虽然两者有很大的交集，但绝不能等同，我们自己心理也是要清楚。

　　文件有很多种，运行的方式也各有不同，一般而言我们可以通过文件名来识别这个文件是哪种类型，特定的文件都会有特定的图标，文件是与软件研制、维护和使用有关的资料，通常可以长久保存，现在文件资料用的更多的却是在电脑上，工作中你是不是常常遇到这样的状况，下载的文件过多，电脑里的资料又多又杂，重要文件明明记得存好了，要用时却死活找不着，这些都是我们在日常工作中比较常见的问题。

　　现在操作系统的搜索功能强大，只要你正确命名了你的文件和文件夹，很容易找到相应文件，就算是在资料库或者档案库，按照类别去找其实也很快，文件管理是操作系统中一项重要的功能，在我们工作中也是要熟悉这些操作系统，将文档管理、纸质文档管理、多媒体管理、图文档管理、安全加密、协同办公等各种应用与管理全面整合，各功能间紧密关联，全程无缝管理，供包含知识管理、文档管理以及专业化咨询服务在内的企业内容管理整体解决方案，帮助行业客户理解、规划、成功实施企业内容管理战略。

　　文件遗失并不是那么可怕，无非就是当时要用的时候没有，可怕的是文件泄露，我们进行文件销毁的目的就是保障文件安全，废弃文件资料我们也要妥善保管，然后当文件资料达到一定的量之后再送去销毁处理， 文件销毁服务公司现在变得越来越多，这对于我们而言是很方便的，我们可以找一家适合我们的公司去合作，文件销毁服务公司我们一定要看清这个公司的能力，因为有一些公司根本就不会帮你去进行文件销毁，这样会大大增加文件泄露的可能。